政企會議室預定系統(tǒng)通過信息化的手段來管理會議室

　　目前互聯(lián)網(wǎng)+和人工智能概念火熱，各智能軟件勢必也受其影響發(fā)展迅速，會議室預定系統(tǒng)領域必然會迎來翻天覆地變化，以往簡單通過人力管理、預定會議室的方式將逐漸被取代。一個完整的會議室預定系統(tǒng)能提供訪客管理、預定會議、移動工位、桌子安排、會議室預定所需設備和各種資源。

　　會議預約系統(tǒng)是什么樣的系統(tǒng)?

　　會議預約系統(tǒng)是一個由人和計算機等組成的能進行信息的收集、傳送、儲存、維護和使用的會議管理系統(tǒng)?，F(xiàn)在很多的企業(yè)都在開展智能化辦公環(huán)境，尤其是像會議室預定這樣的操作，都會借助到一會議預約管理系統(tǒng)來進行操作，解決會議時間沖突問題。除此之外，會議預約系統(tǒng)還提供會議室預約信息共享平臺，方便了解會議室占用情況。

　　1.會前預定

　　開會前需要提前在預定會議室，可以通過手機微信、企業(yè)微信、釘釘以及pc等終端查看會議室各個時段的預定狀態(tài)，快速找到空閑的時間段進行預定，同時可通過會議室設備、容納人數(shù)、可用時段等條件快速檢索會議室進行快速預定。

　　默認情況下，輸入主題、會議日期、會議時間、選擇參會人(可選)、會議服務項(如：茶水服務、視頻會議等--可選)即可完成預定。政企會議室預定系統(tǒng)支持同時預定多個會議室，如果一個會議需要使用多個會議室，只需要選擇多個會議室即可。

　　2.會前通知

　　通知參會人：預定成功系統(tǒng)會通過發(fā)送微信消息或者釘釘消息或者郵件給參會人，會前15-30分內(nèi)會再次發(fā)消息給參會人提醒參會

　　通知會議服務人員：如果選擇了服務項，系統(tǒng)會發(fā)送發(fā)送微信消息或者釘釘消息或者郵件給會議服務人員，以便服務人員提前準備好會場。

　　會議取消通知：如果主持人因故取消了會議，系統(tǒng)會通過發(fā)送微信消息或者釘釘消息或者郵件給參會人以及服務人員。

　　3.會議展示

　　政企會議室預定系統(tǒng)支持安卓顯示屏對會議信息進行展示，提供可視化展示界面的制作，可以在信息屏上展示：當前會議、待開始的會議列表、圖片輪播、滾動字幕、時鐘等信息，同時支持一個屏幕劃分多個區(qū)域顯示多個會議室的會議信息;支持直接在信息屏上預約會議室。

　　4.會議簽到/簽退

　　支持多種簽到/簽退方式： 1)直接在手機點擊簽到簽退按鈕 2)可通過手機掃碼進行簽到簽退 3)可以在信息展示屏上點擊簽到/簽退按鈕。

　　對于參會人的簽到有相應統(tǒng)計，可方便查看誰沒有來參會。

　　5.與門禁集成

　　如果需要控制會議室的門只有預定人才能開門，政企會議室預定系統(tǒng)提供了掃碼開門的方式，只有成功預定了會議室并且在會前30分鐘到會后30分鐘內(nèi)才能掃碼開門。

　　6.與第三方系統(tǒng)集成

　　會議室預訂系統(tǒng)采用開放式平臺，可以和很多第三方系統(tǒng)對接，比如釘釘，企業(yè)微信，OUTLOOK,、ERP和門禁系統(tǒng)等。

　　7.會中通知

　　會議結(jié)束前15分鐘，提醒與會人員會議即將結(jié)束，以便提醒會議主持者是否需要延長會議，如果要延遲，需要在系統(tǒng)里面進行續(xù)約。

　　可通過系統(tǒng)實時發(fā)送消息給服務人員，以便人員能及時進行服務，比如呼叫茶水服務等。

　　8.統(tǒng)計分析

　　提供會議室預約次數(shù)、預約時長、某個時間段內(nèi)使用率的統(tǒng)計，可以通過這些統(tǒng)計方便了解會議室的使用情況。

　　提供用戶取消次數(shù)的統(tǒng)計，方便了解哪些用戶經(jīng)常預約了會議室但又不使用的情況，并可以對這些用戶在指定時間內(nèi)不可預約。

　　政企會議室預定系統(tǒng)能合理分配各種預定需求，把原本繁瑣，耗費大量人力資源的事務性工作簡單化，把線下工作線上完成，提高了員工之間的協(xié)作水平，對于企業(yè)來說，這樣的內(nèi)部效率的提高必然可以帶來效益的增加。想了解更多會議預約系統(tǒng)功能作用，可以咨詢朗歌商顯，為你提供全方位會議預約管理解決方案。